U današnjem digitalnom svetu, gde se komunikacija sve više odvija putem elektronske pošte, društvenih mreža i onlajn platformi, važnost poslovne korespondencije nikada nije bila veća. Dobra komunikacija u poslovanju je važna zbog prenošenja jasnih i nedvosmislenih poruka, kako unutar preduzeća tako i u konverzaciji sa klijentima i partnerima.
Poslovna korespondencije predstavlja vitalnu komponentu efikasnog komuniciranja i igra ključnu ulogu u održavanju dobrih odnosa, rešavanju problema i unapređenju poslovanja. Značaj korespondencije je zaista velik a ovo su neke od njenih najvećih prednosti.
#1 Profesionalna prezentacija
Prezentacija kao aspekt poslovne korespondencije odnosi se na način na koji organizacija predstavlja sebe klijentima, potencijalnim investitorima i drugim relevantnim akterima u industriji u kojoj posluje. U okviru profesionalne prezentacije tri su osnovne uloge koje korespondencija ostvaruje:
Prvi utisak – Pre svega korespondencija je važna jer ostavlja prvi utisak. Pravilno formatirane i stilski besprekorno napisane poslovne poruke, mejlovi i pisma stvaraju pozitivan utisak o organizaciji. Posebno kada su u pitanju pregovori sa potencijalnim klijentima.
U mnogim slučajevima, posebno kod pravnih stvari, administrativnih transakcija ili sudskih sporova, pravilna korespondencija utiče na to kako se organizacija predstavlja u pravnom smislu. Zato se često, u nedostatku adekvatnog kadra u svojim redovima, organizacije odlučuju za angažovanje profesionalaca. Tako se na primer, sudski prevodilac za ruski jezik angažuje se za potrebe pregovora kompanije sa drugim firmama iz Ruske federacije. Isto važi i kada je u pitanju kineski ili neki drugi jezik koji je manje prisutan u svetskim kompanijama.
Ozbiljan pristup poslovanju – Profesionalna prezentacija, odnosno korespondencija ukazuje na ozbiljnost pristupa biznisu. Kada firma brine o svakom detalju u svojim mejlovima ili pismima koje šalje drugim firmama, saradnicima, partnerima ili klijentima, to nosi poruku poverenja i pouzdanosti, što je ključno za izgradnju dugotrajnih odnosa.
Stvaranje brenda – Način na koji se organizacija predstavlja putem pisane komunikacije, utiče i na stvaranje brenda. Time se povećava vrednost kompanije, postojeći klijetni je bolje kotiraju a potencijalni lakše prepoznaju. Kroz kvalitetnu korespondenciju, organizacija može jasno komunicirati i pokazati svoju misiju, viziju i kulturu poslovanja, čime jača svoj identitet na tržištu.
#2 Efikasna komunikacija
Efikasna komunikacija predstavlja srž svakog uspešnog poslovnog procesa. To je razmena informacija na način koji je jasan, precizan i koji doprinosi postizanju ciljeva organizacije. Iako postoji puno faktora koji komunikaciju čine efikasnom, dva su osnovna.
Jasnost i preciznost – Poslovne poruke zahtevaju nedvosmislenost i preciznost. One su jednostavne za razumevanje i ne smeju ostavljati prostor za eventualne nesporazume. Kada je mejl ili pismo jasno napisano, procesi postaju jednostavniji i efikasniji a važne informacije se lakše plasiraju.
Prilagođavanje čitaocima – Pravilna korespondencija uzima u obzir i kome se piše. Poruke se mogu prilagoditi nivou znanja, interesovanjima i potrebama primaoca. Na taj način se povećava verovatnoća da se profesionalno napisan mejl lakše razume.
#3 Izgradnja pozitivnog odnosa sa klijentima i partnerima
Redovna komunikacija putem personalizovanih mejlova ili pisama pomaže u održavanju dobrih odnosa sa klijentima. Zahvaljujući dobroj poslovnoj korespondenciji, firma može brže odgovoriti na potrebe i zahteve svojih klijenata, čime se povećava njihovo zadovoljstvo. Ono se kasnije preliva u lojalnost što dovodi do bolje reputacije i poslovanja kompanije.
Zdrava i pravilna korespondencija u stvari govori klijentu da organizacija sa kojom komunicira brine o njemu i da se prema njemu odnosi sa poštovanjem. Manji je broj konflikata a pritom je veća transparentnost, što poslovni partneri posebno cene.
#4 Dokumentacija i arhiviranje
Pismena komunikacija služi kao zvanični dokument koji potvrđuje poslovne transakcije i dogovore. To je od suštinskog značaja kada su u pitanju sporovi i pravne nedoumice. A ako već dođe do spora onda je najbolje i često jedino rešenje da se angažuje već pomenuti sudski tumač za ruski jezik, ili za neki drugi jezik. Precizna korespondencija koja se arhivira i čuva duže vreme, može organizaciju spasiti brojnih problema.
Sa druge strane, arhivirani podaci su od pomoći pri planiranju budućih strategija za napredovanje preduzeća. Zato je od velike važnosti da sva komunikacija odnosno poslovna korespondencija bude na najvišem mogućem nivou.
#5 Marketinški alat
U svetu biznisa, marketinški alati su ključni resursi koji omogućavaju organizacijama da promovišu svoje proizvode ili usluge, steknu nove klijente i održe postojeće. Ovi alati obuhvataju različite strategije, tehnike i kanale koji pomažu firmama da dođu do svoje ciljane publike i ostvare ciljeve. Pa kako bi poruke koje kompanije šalju imale najbolji mogući efekat moraju biti jasne i dobro formulisane, a poslovna korespondencija mora biti na najvišem nivou.
To uključuje online oglašavanje, e-poštu, web stranice, blogove i sve druge kanale kojima se može stići do novih kupaca ili komunicirati sa klijentima. Isto važi i kada je tradicionalni marketing u pitanju, samo što se tekst poruke u ovom slučaju nalazi na papiru.
Poslovna korespondencija je vitalni deo uspešnog biznisa. Ona omogućava organizacijama da održavaju efikasnu komunikaciju između zaposlenih, ali i sa klijentima i partnerima širom sveta. Investiranje u razvoj veština poslovne korespondencije i pažljivo vođenje pisane komunikacije definitivno doprinosi dugoročnom uspehu u poslovanju. Zato, kada sledeći put budete pisali poslovni mejl znajte da vam od njega zavisi mnogo toga u poslovanju vaše firme.